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Vertrag zur Auftragsverarbeitung | Stand 05/2018 | Vers. 4.2
© CleverReach GmbH & Co. KG
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Vertrag zur Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten
(gem. DSGVO) zwischen
CleverReach GmbH & Co. KG
Mühlenstr 43
26180 Rastede
- nachstehend Auftragnehmerin genannt -
und
- nachstehend Auftraggeberin genannt -
§ 1 Gegenstand und Dauer des Auftrags
(1) Die Auftragnehmerin führt die im Anhang 1 beschriebenen Dienstleistungen für die Auftraggeberin durch. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der Daten sowie die Kategorien werden dort beschrieben.
(2) Dieser Vertrag tritt – solange keine anderweitigen Regelungen vereinbart wurden – mit Unterzeichnung beider Parteien in Kraft und gilt, solange die Auftragnehmerin für die Auftraggeberin
personenbezogene Daten verarbeitet. Dieser Vertrag ersetzt gleichzeitig alle bisherigen Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung zwischen den Vertragsparteien, sofern vorhanden.
§ 2 Weisungen der Auftraggeberin
(1) Die Auftraggeberin ist für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sowie für die Wahrung der Betroffenenrechte
verantwortlich. Gesetzliche oder vertragliche Haftungsregelungen bleiben hiervon unberührt.
(2) Die Auftragnehmerin verarbeitet die ihr zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich nach den Weisungen der Auftraggeberin und im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen. Daten dürfen nur berichtigt, gelöscht und gesperrt werden, wenn die Auftraggeberin
dies anweist. Die Auftragnehmerin darf hiervon abweichend in Ausnahmefällen die Daten, die sie im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet, berichtigen, löschen oder sperren, wenn sie aus rechtlichen Gründen dazu verpflichtet ist, E-Mail-Adressen aus der Datenbank zu entfernen und auf eine schwarze Liste zu setzen, wenn eine E-Mail an eine bestimmte und gleiche E-Mail-Adresse dreimal in Folge als unzustellbar zurückkommt (sog. Hardbounces) oder Beschwerden von Empfängern vorliegen.
(3) Die Verarbeitung erfolgt nur auf Weisung der Auftraggeberin, es sei denn, die Auftragnehmerin ist durch das Recht der Europäischen Union oder der Mitgliedstaaten, dem die Auftragnehmerin unterliegt, zur Verarbeitung dieser Daten verpflichtet. In einem solchen Fall teilt die Auftragnehmerin
der Auftraggeberin diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses untersagt.
(4) Grundsätzlich können Weisungen mündlich erteilt werden. Mündliche Weisungen sind anschließend
von der Auftraggeberin zu dokumentieren. Weisungen sind schriftlich oder in Textform zu erteilen,
wenn die Auftragnehmerin dies verlangt.
(5) Ist die Auftragnehmerin der Ansicht, dass eine Weisung der Auftraggeberin gegen
datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, hat sie die Auftraggeberin unverzüglich darauf
hinzuweisen.
§ 3 Technische und organisatorische Maßnahmen
(1) Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, für die zu verarbeitenden Daten angemessene technische und
organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu treffen und im Anhang 3 dieses Vertrages zu
dokumentieren. Die Sicherheitsmaßnahmen haben ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu
gewährleisten.
(2) Die getroffenen Maßnahmen können im Laufe der Zeit der technischen und organisatorischen
Weiterentwicklung angepasst werden. Die Auftragnehmerin darf entsprechende Anpassungen nur
vornehmen, wenn diese mindestens das Sicherheitsniveau der bisherigen Maßnahmen erreichen.
Soweit nichts anderes bestimmt ist, muss die Auftragnehmerin der Auftraggeberin nur wesentliche
Anpassungen mitteilen.
(3) Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin bei der Einhaltung aller gesetzlichen Pflichten
hinsichtlich der einzuhaltenden technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Auftragnehmerin
hat auf Anfrage an der Erstellung und der Aktualisierung des Verzeichnisses der
Verarbeitungstätigkeiten der Auftraggeberin mitzuwirken. Die Auftragnehmerin wirkt bei der Erstellung
einer Datenschutz-Folgenabschätzung und ggf. bei der vorherigen Konsultation der
Aufsichtsbehörden mit. Sie hat der Auftraggeberin alle erforderlichen Angaben und Dokumente auf
Anfrage offenzulegen.
§ 4 Pflichten der Auftragnehmerin
(1) Die Auftragnehmerin bestätigt, dass ihr die einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt
sind. Sie gestaltet in ihrem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so, dass sie den
besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird.
(2) Die Auftragnehmerin bietet hinreichende Garantien dafür, dass die geeigneten technischen und
organisatorischen Maßnahmen durchgeführt werden, die gewährleisten, dass die Verarbeitung im
Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften und den Rechten der betroffenen Person steht.
(3) Die Auftragnehmerin sichert zu, dass sie die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten
Mitarbeiter mit den für sie maßgebenden Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und die
zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet
sind oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Sie überwacht die
Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften.
(4) Die Auftragnehmerin darf im Rahmen der Auftragsverarbeitung nur dann auf personenbezogene
Daten der Auftraggeberin zugreifen, wenn dies für die Durchführung der Auftragsverarbeitung
zwingend erforderlich ist.
(5) Soweit gesetzlich vorgeschrieben, bestellt die Auftragnehmerin einen Beauftragten für den
Datenschutz. Die Kontaktdaten des Beauftragten für den Datenschutz werden der Auftraggeberin zum
Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt.
(6) Die Auftragnehmerin darf die ihr zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten ausschließlich
im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland oder in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union
verarbeiten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Drittland bedarf der vorherigen
Zustimmung der Auftraggeberin und darf nur erfolgen, wenn die besonderen gesetzlichen
Voraussetzungen erfüllt sind.
(7) Die Auftragnehmerin unterstützt die Auftraggeberin mit geeigneten technischen und organisatorischen
Maßnahmen, damit diese ihren bestehenden Pflichten gegenüber der betroffenen Person erfüllen
kann, z.B. die Information und Auskunft an die betroffene Person, die Berichtigung oder Löschung von
Daten, die Einschränkung der Verarbeitung oder das Recht auf Datenübertragbarkeit und
Widerspruch. Die Auftragnehmerin benennt einen Ansprechpartner, der die Auftraggeberin bei der
Erfüllung von gesetzlichen Informations- und Auskunftspflichten, die im Zusammenhang mit der
Auftragsverarbeitung entstehen, unterstützt und teilt der Auftraggeberin dessen Kontaktdaten
unverzüglich mit. Soweit die Auftraggeberin besonderen gesetzlichen Informationspflichten bei
unrechtmäßiger Kenntniserlangung von Daten unterliegt, unterstützt die Auftragnehmerin die
Auftraggeberin hierbei. Auskünfte an die betroffene Person oder Dritte darf die Auftragnehmerin nur
nach vorheriger Weisung der Auftraggeberin erteilen. Soweit eine betroffene Person ihre
datenschutzrechtlichen Rechte unmittelbar gegenüber der Auftragnehmerin geltend macht, wird die
Auftragnehmerin dieses Ersuchen unverzüglich an die Auftraggeberin weiterleiten.
§ 5 Berechtigung zur Begründung von Unterauftragsverhältnissen
(1) Die Auftragnehmerin darf Unterauftragnehmer nur beauftragen, wenn sie die Auftraggeberin immer
über jede beabsichtigte Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung anderer
Auftragsverarbeiter informiert, wodurch die Auftraggeberin die Möglichkeit erhält, gegen derartige
Änderungen Einspruch zu erheben. Der Einspruch darf nur aus wichtigem Grund erfolgen.
(2) Ein Unterauftragsverhältnis liegt insbesondere vor, wenn die Auftragnehmerin weitere Auftragnehmer
in Teilen oder im Ganzen mit Leistungen beauftragt, auf die sich dieser Vertrag bezieht. Nicht als
Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die
die Auftragnehmerin bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung bei der Auftragsdurchführung in
Anspruch nimmt. Dazu zählen z. B. Telekommunikationsleistungen oder Reinigungskräfte. Die
Auftragnehmerin ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Schutzes und der Sicherheit der
Daten der Auftraggeberin auch bei fremd vergebenen Nebenleistungen angemessene und
gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen zu treffen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
(3) Ein Zugriff auf Daten darf durch den Unterauftragnehmer erst dann erfolgen, wenn die
Auftragnehmerin durch einen schriftlichen Vertrag sicherstellt, dass die in diesem Vertrag vereinbarten
Regelungen auch gegenüber den Unterauftragnehmern gelten, wobei insbesondere hinreichende
Garantien dafür geboten werden müssen, dass die geeigneten technischen und organisatorischen
Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung entsprechend den
datenschutzrechtlichen Vorschriften erfolgt.
(4) Die Inanspruchnahme der in Anhang 2 zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung aufgeführten
Unterauftragnehmer gilt als genehmigt, sofern die in § 5 Abs. 3 dieses Vertrages genannten
Voraussetzungen umgesetzt werden.
§ 6 Kontrollrechte der Auftraggeberin
Die Auftragnehmerin erklärt sich damit einverstanden, dass die Auftraggeberin oder eine von ihr
beauftragte Person berechtigt ist, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der
vertraglichen Vereinbarungen im erforderlichen Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung
von Auskünften und Anforderung von relevanten Unterlagen oder durch Zutritt zu den Arbeitsräumen der
Auftragnehmerin zu den ausgewiesenen Geschäftszeiten nach vorheriger Anmeldung. Durch geeignete
und gültige Zertifikate zur IT-Sicherheit (z.B. IT-Grundschutz, ISO 27001) kann auch der Nachweis einer
ordnungsgemäßen Verarbeitung erbracht werden, sofern hierzu auch der jeweilige Gegenstand der
Zertifizierung auf die Auftragsverarbeitung im konkreten Fall zutrifft. Die Vorlage eines relevanten Zertifikats
ersetzt jedoch nicht die Pflicht der Auftragnehmerin zur Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen im
Sinne des § 3 dieser Vereinbarung.
§ 7 Mitzuteilende Verstöße der Auftragnehmerin
Die Auftragnehmerin unterrichtet die Auftraggeberin unverzüglich über Störungen des Betriebsablaufs, die
Gefahren für die Daten der Auftraggeberin mit sich bringen, sowie bei Verdacht auf
Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit den Daten der Auftraggeberin. Gleiches gilt, wenn die
Auftragnehmerin feststellt, dass die bei ihr getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den gesetzlichen
Anforderungen nicht genügen. Der Auftragnehmerin ist bekannt, dass die Auftraggeberin verpflichtet ist,
umfassend alle Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten zu dokumentieren und ggf. den
Aufsichtsbehörden bzw. der betroffenen Person unverzüglich zu melden. Sofern es zu solchen
Verletzungen gekommen ist, wird die Auftragnehmerin die Auftraggeberin bei der Einhaltung ihrer
Meldepflichten unterstützen. Sie wird die Verletzungen der Auftraggeberin unverzüglich melden und
hierbei zumindest folgende Informationen mitteilen:
a) eine Beschreibung der Art der Verletzung, der Kategorien und ungefähre Anzahl der
betroffenen Personen und Datensätze,
b) Name und Kontaktdaten eines Ansprechpartners für weitere Informationen,
c) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung sowie
d) eine Beschreibung der ergriffenen Maßnahmen zur Behebung oder Abmilderung der
Verletzung.
§ 8 Beendigung des Auftrags
(1) Nach Abschluss der Auftragsverarbeitung hat die Auftragnehmerin alle personenbezogenen Daten
nach Wahl der Auftraggeberin entweder zu löschen oder zurückzugeben, soweit nicht eine gesetzliche
Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.
(2) Die Auftraggeberin kann das Auftragsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn die
Auftragnehmerin einen schwerwiegenden Verstoß gegen die Bestimmungen dieses Vertrags oder
gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen begeht und der Auftraggeberin aufgrund dessen die
Fortsetzung der Auftragsverarbeitung bis zum Ablauf der Kündigungsfrist oder bis zu der vereinbarten
Beendigung des Auftrags nicht zugemutet werden kann.
Vertrag zur Auftragsverarbeitung | Stand 05/2018 | Vers. 4.2
© CleverReach GmbH & Co. KG
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§ 9 Schlussbestimmungen
(1) Sollte das Eigentum der Auftraggeberin bei der Auftragnehmerin durch Maßnahmen Dritter (etwa
durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse
gefährdet werden, so hat die Auftragnehmerin die Auftraggeberin unverzüglich zu verständigen. Ein
Zurückbehaltungsrecht ist in Bezug auf Datenträger und Datenbestände der Auftraggeberin
ausgeschlossen.
(2) Die Vertragsbegründung, Vertragsänderungen und Nebenabreden sind schriftlich abzufassen, was ab
dem 25.05.2018 auch in einem elektronischen Format erfolgen kann.
(3) Sollten einzelne Teile dieses Vertrags unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit des Vertrags
im Übrigen nicht.
(4) Als Gerichtsstand vereinbaren die Parteien, sofern gesetzlich zulässig, den
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Geschäftsführung
Freising, 20.05.2018
SALIMUTRA
Eva Denk
Kundennummer 163401
Ferdinand-Zwackstr. 18
85354 Freising, Deutschland